Goodbye Boxcryptor. Hello DEVONthink

Zuerst eine Klarstellung: Normalerweise wäre dieser Artikel hier nie entstanden. Mit Boxcryptor bin ich nämlich sehr zufrieden. Es gibt da nur eine Sache, die mich nachhaltig stört.

Das Indexieren von Dateien klappt nur mittelprächtig gut und als jemand der eigentlich nur noch Dateien sucht, ist dies ein essentieller Bestandteil meines täglichen Workflows.

Ein weiterer Grund, dass dieser Artikel hier hätte nie geschrieben werden sollen: Ich bin kein Freund von proprietären Lösungen. Ich bevorzuge immer Dateiformate und Programme, die es mir erlauben, von überall und mit einfachen Mitteln auf meine Dateien und Inhalte zuzugreifen. In diesem Fall ist das aber anders, ich bin bei DEVONthink gelandet (DT), dieses Tool hat mich sehr schnell davon überzeugt, von meinem Konzept abzuweichen.

Der Ursprung

Wie eingangs bereits geschrieben, ist Boxcryptor ein solides und gut funktionierendes Stück Software. Abgesehen vom iOS Client, der hier und da seine schwächen zeigt, hat die macOS Version immer das gemacht, was sie sollte. Mithilfe von Boxcryptor wurde ein komplettes Verzeichnis in der Dropbox verschlüsselt und somit vor neugierigen Blicken geschützt. Schließlich lagern hier Versicherungspolicen, Lohnabrechnungen und Notizen, die nicht jeden was angehen. Ihr erinnert euch? Ich bin komplett Paperless unterwegs. Da Dropbox bei mir jedoch keine Rolle mehr spielt und stattdessen nextCloud mein Cloud-Dienst der Wahl geworden ist, kamen hier die ersten Probleme auf mich zu. Boxcryptor unterstützt zwar WebDAV, aber das funktioniert lange nicht so gut wie die Integration von Dropbox und letzteres kommt mir nicht mehr ins Haus…

Auch hat mich zunehmend genervt, dass meine Frau keine Möglichkeiten hatte, schnell Online nach wichtigen Dokumenten zu schauen 1.
Es musste also eine Lösung her.

Die Lösung

Die kam in Form von DEVONthink Pro Office daher. Von DT habe ich in der Vergangenheit schon viel gutes gehört, es aber mangels konkreten Einsatzzweckes nie genutzt. Das hat sich schlagartig geändert nachdem ich die Trial Version getestet hatte.

In DT kann man, ähnlich wie in Evernote, so ziemlich alles ablegen, was einem einfällt. Kombiniert mit verschiedenen Datenbanken, die erstellt werden können, ergeben sich Möglichkeiten der Datenablage, die nahezu unbegrenzt sind. Die absolute Stärke dieser Software liegt in der Suche. Mir ist es bis heute noch nicht gelungen, etwas nicht wiederzufinden und das ohne eine umständliche Ordnerhierachie. Die Suche in einer bestimmten Datenbank (mehr dazu in einem gesonderten Post) liefert immer ein valides Ergebnis.

Aber es ist eine proprietäre Lösung! Stimmt. Aber DT erlaubt es per Drag & Drop die abgelegten Daten zu exportieren und nervt nicht mit unkonventionellen Dateiformaten. Von daher sehe ich das nicht mehr so eng. Und das beste kommt ja noch.

DEVONthink to go Logo DEVONthink to go

Der iOS Client funktioniert “like a charm” Es können die Datenbanken selektiert werden, die synchron gehalten werden sollen. Es wird hierbei nicht die komplette Datenbank auf das iOS Gerät geschaufelt, sondern nur ein Index inkl. Thumbnails abgelegt. Möchte man die entsprechende Datei anschauen, reicht ein Klick auf Download und sie ist sofort da.

Stichwort Synchronisation. Hier hat DT eine eigene Lösung zum ablegen und Verschlüsselung der Datenbanken entwickelt, wie es mit der Verschlüsselung im Detail aussieht, kann ich nicht beurteilen, erste Versuche draufzuschlagen und sie zu umgehen, hat die Software jedoch erfolgreich vereitelt.

Der Cloud-Speicher liegt in meiner nextCloud. Die Einrichtung funktioniert ebenfalls schnell und problemfrei. Selbstredend ist die Suche unter iOS genauso gut wie unter macOS.

Das derzeit einzige Manko, was ich an DT gefunden habe, ist die Optik. Die macOS App kommt etwas sehr altbacken daher. Aber lieber habe ich eine Software, die funktioniert, als eine, die gut aussieht, dafür aber nichts brauchbares liefert.

Auch sollte der Preis erwähnt werden, wer gute Software braucht, investiert in die macOS Version rund 140 Euro und in den iOS Client nochmals rund 15 Euro.

Habt Ihr auch Erfahrungen mit DT gemacht, wenn ja welche?

  1. Diasclaimer: Eine Sharing funktion gibt es in BC, die ist aber erst mit dem deutlich teureren Business Tarif möglich.
Goodbye Boxcryptor. Hello DEVONthink

My Homescreen Part IV

Seit neustem nenne ich ein iPhone 7 mein eigen. Es wird also Zeit auch den aktuellen Homescreen zu präsentieren.

Der aktuelle Homescreen
Der aktuelle Homescreen

Die Änderungen im Detail

An der Aufteilung vom letzten Jahr habe ich nichts geändert. Die wenigen Apps, die sofort zu erreichen sind, werden nahezu täglich gebraucht und der Rest ist via Systemsuche schnell zu erreichen.

Airmail hat bei mir Dispatch ersetzt. Hier gefällt mir vor allem die nahezu uneingeschränkt Möglichkeit der Konfiguration. Obendrein ist die App recht schick geworden. Das einzige was mir persönlich noch fehlt wäre ein dunkler Hintergrund.

In Notes.app landen mittlerweile alle meine Notizen und Snippets. Dank Sharing Funktion nun auch Familienübergreifend und sehr solide. Die App wurde auch deshalb so wichtig weil ich Dropbox komplett den Rücken gekehrt habe. Mehr zu dem Thema gib es jedoch in einem separatem Post.

Aus dem gleichen Grund findet sich nun auch nextCloud auf meinem Telefon. Ein hervorragender Dropbox Ersatz und obendrein, dank Webdav, auch mit Boxcryptor nutzbar.

Die Standard Musik App gefällt mir seit iOS 10 überhaupt nicht mehr, da leistet Ecoute einen guten Dienst. Hier würde ich mir nur wünschen, dass Playlisten direkt per 3D Touch gestartet werden können.

BusyCal ist kein Ersatz für Fantastical, sondern eine Ergänzung. Eingaben finden nach wie vor in Fantastical statt. Allerdings wird zur Ansicht nun BusyCal verwendet. Die App hat da deutliche Stärken gegenüber Fantastical, vor allem beim wiederkehrenden Termin und im Einsatz mit einem Exchange Konto.

pon ist die Ersetzung für BuyMeaPie und das zurecht. Eine intelligente Sortierung der Einkaufsliste nach Standort der Einkäufe im Geschäft, eine sehr gut gestalteten Art Einkäufe zu Notieren und einem sehr guten Sync heben die App deutlich gegenüber der Konkurrenz ab.

Last, but not least sei noch DEVONthink erwähnt. Die App, nebst der dazugehörigen macOS App ist schlicht und ergreifend das Herz meiner Dokumentenverwaltung geworden. Ich habe mich zwar lange gegen eine proprietäre Lösung gewehrt, aber was DEVONthink leistet ist der Wahnsinn (und nebenbei einen anderen Blogpost wert ;-))

Der Rest ist geblieben wie er ist.

My Homescreen Part IV

Papierlos Glücklich

Ein sehr lange von mir gehegter Wunsch war es, das alltägliche Papierchaos welches in Form von Briefen, Notizen o.ä. über einen herein bricht zu bändigen.
Dazu bedarf es ein wenig Hardware, ein wenig Software und einem kleinen Workaround.

Die Hardware

Eigentlich alles was von Relevanz und auf Papier gedruckt ist, fliegt in meinen Fujitsu SnapScan ix500 der frisst vom einfachen A4 Format bis hin zur Visitenkarte alles, was man ihm in den Papierschacht wirft. Ein Traum!
Dazu kommen noch zwei stink-normale Ablagekästen, das war es auch schon.

Die Software

Hier benötige ich folgende Programme:

Unter OS X:

Unter iOS:

Workaround

In der Regel landet alles an Papier in meiner “Zum Scannen“-Ablage. Einmal die Woche wird diese dann Stück für Stück durch den ix500 gejagt, hierzu kommt meist das iPad, oder das iPhone mit der ScanSnap Connect App zum Einsatz. Als Scan-Format empfiehlt sich: PDF, bei höchster Kompression und in Graustufen. Das reicht vollkommen.
Vom ScanSnap aus schiebe ich die Dokumente dann in meinen Ordner ‘ScanInbox‘, welcher sich per Bittorrent Sync mit dem entsprechenden Pendant auf dem Mac unterhält.
Jetzt kommt Hazel zum Einsatz. Eine Regel überwacht den Ordner ‘ScanInbox‘, sobald hier PDF Dateien abgelegt werden, werden diese per folgendem AppleScript an PDFPen weitergeleitet:

tell application "PDFpen 6"
open theFile as alias
tell document 1
ocr
repeat while performing ocr
delay 1
end repeat
delay 1
close with saving
end tell
tell application "PDFpen 6"
quit
end tell
end tell

Durch dieses kleine Script werden die PDF-Dateien per OCR (Texterkennung) für Spotlight durchsuchbar gemacht.
Im Anschluss werden die Dateien per Hazel in ein Folder Namens ‚ToProgress‘ verschoben und weiterverarbeitet. Dabei werden immer wiederkehrende Dateien anhand ihres Inhaltes entsprechend umbenannt. So wird zum Beispiel die monatliche Telefonrechnung von Vodafone direkt in: ‘Vodafone – iPhone – Monat’ umbenannt und ein entsprechendes Verzeichnis in der Dropbox abgelegt.
Da ich generell kein Freund davon bin alle, meine Daten direkt der NSA und Co preiszugeben sind eben diese Verzeichnisse mit Hilfe von Boxcryptor verschlüsselt. o ist sichergestellt, dass niemand ausser mir lesenden Zugriff auf diese Dateien bekommt  – gerade weil alles bei mir gescannt wird,  (Auch Versicherungs-Policen o.ä.) ist mir dieser Punkt besonders wichtig.

Zur automatischen Datei-Benennung mittels Hazel ist noch zu sagen, dass hier der Kreativität keine Grenzen gesetzt sind. Schaut euch eure gescannten Dokumente genau auf wiederkehrende Begriffe an, diese lassen sich in der Regel leicht dank OCR erkennen und die Datei entsprechend weiterverarbeiten. Je mehr Vorarbeit ihr hier leistet, desto weniger Arbeit habt ihr in der Nachbearbeitung. Die Dateien, die nicht automatisch weiterverarbeitet werden, benenne ich ‘per Hand’ um und sortiere sie in ihre entsprechenden Ordner.

Wie ihr seht – alles recht simpel, die benötigte Software ist zwar nicht ganz billig, aber gerade Hazel und Boxcryptor sind Ihr Geld allemal wert!

Papierlos Glücklich

Mac Apps Volume IV

Vierter und vorerst letzter Teil meiner Vorstellung der „Must-Have“-Mac Apps.

Omnifocus

Omnifocus IconMan sagt ja, dass man mit dem Alter vergesslich wird. Omnifocus und generell das GTD-Prinzip (Getting-Things-Done) helfen mir dabei Aufgaben, Erledigungen und Projekte aller Art erfolgreich zu meistern und diesem Problem entgegen zu wirken.

In erste Linie ist OF für mich ein Erinnerungs- und Gedankensammelort in dem zentral alles abgelegt und zur Weiterverarbeitung gespeichert wird. Hier landet erstmal alles: eMails die nicht sofort beantwortet werden können, Ideen für neue Blog-Posts, Gedanken die weiterverfolgt werden wollen usw. usw. Aber auch alltägliche Aufgaben wie Blumen-Giessen, Einkaufen oder auch die Erinnerung an verschiedene Beiträge die gezahlt werden müssen. Durch die einfache Strukturierung macht es die App einem sehr einfach schnell eine Übersicht zu bekommen was aktuell anliegt und wo man evtl. akuten Handlungsbedarf hat (Stichwort: Rechnungen 😉 ) Omnifocus ist mit seinen beiden iOS-Pendants bei mir permanent im Einsatz.
Wer noch etwas mehr zu Thema GTD erfahren möchte, dem sei das Buch vom Erfinder empfohlen.


 

Dropbox

Dropbox Icon

Ehrlich gesagt kann ich mir das Arbeiten und den Umgang mit Dateien ohne die Dropbox gar nicht mehr vorstellen. Sicherlich sollte man sich hier im klaren sein, dass die gespeicherten Daten auf Servern irgendwo in den USA rumliegen und man im Zweifelsfall keine Sicherheit hat was mit diesen passiert, aber hierfür gibt es ja Services wie Boxcryptor. Da ich davon ausgehe, dass die Leser dieses Blogs alle schon Dropbox nutzen erspare ich mir eine lange Erklärung des Dienstes.

Nur so viel sei gesagt: Ohne geht es kaum noch.


 

Multi-Markdown-Composer

MMD-Icon

Last, but not least sei hier noch der Multi-Markdown-Composer von Fletcher Penny empfohlen. Mit ihm schreibe ich so ziemlich alles was mehr als 20 Wörter enthält und in Markdown formatiert werden kann.

Die App ist sehr minimalistisch gehalten und versteckt Ihr Wahres Potenzial im Hintergrund. So werden die verschiedenen Markdown-Formatierungen wie Inline-Links sofort korrekt formatiert und man kann das Ergebnis im Vorschau-Fenster begutachten. Auch der Zugriff auf Reference-Links oder, gerade bei längeren Dokumenten, die Navigation mit dem TOC (Table of Contens), gestaltet sich schnell und problemlos.

Die wahre Mächtigkeit zeigt sich jedoch beim Export der Dateien in verschiedene Formate wie LaTex, HTML, OPML oder PDF. Hier wird wirklich alles bis ins kleinste Detail 1:1 übernommen und man muss sich keinerlei Gedanken um die Nachbearbeitung machen.

Das war es erstmal mit meiner kleinen Vorstellung. Demnächst werde ich hier mehr auf einzelne Workflows mit den verschiedenen Apps eingehen. 

Mac Apps Volume IV

BoxCryptor-Verschlüsselte Verzeichnisse via Spotlight Indexieren lassen

Rechnungen und Korrespondenzen werden bei mir mit optischer Texterkennung (OCR) gescannt. Im Anschluss verschiebt Hazel diese Dateien in einen BoxCryptor-Verschlüsselten Container in meiner Dropbox.

Um diese Dateien durch Spotlight Indexieren zu lassen muss vorher bei BoxCryptor das entsprechende Feature manuell angeschaltet werden:

1. BoxCryptor starten und den „Erweiterten Modus“ aktivieren.

2. Falls Euer Verzeichnis bereits gemouted ist, bitte unmounten.

3. Beim erneuten Mounten des Verzeichnisses in den Einstellungen „Spotlight
aktiveren“.

Hier den Haken setzen und schon wird Spotlight in Zukunft euer Verschlüsseltes Verzeichnis durchsuchen.

4. Kurz warten, oder den Spotlight Index „von Hand“ starten.

Ihr solltet euch aber über die Konsequenzen im klaren sein. Ab sofort kann jeder der Zugriff zu Eurem Mac hat, via Spotlight alle Metadaten Eurer geschützten Dateien auslesen.

BoxCryptor-Verschlüsselte Verzeichnisse via Spotlight Indexieren lassen