Papierlos Glücklich

Ein sehr lange von mir gehegter Wunsch war es, das alltägliche Papierchaos welches in Form von Briefen, Notizen o.ä. über einen herein bricht zu bändigen.
Dazu bedarf es ein wenig Hardware, ein wenig Software und einem kleinen Workaround.

Die Hardware

Eigentlich alles was von Relevanz und auf Papier gedruckt ist, fliegt in meinen Fujitsu SnapScan ix500 der frisst vom einfachen A4 Format bis hin zur Visitenkarte alles, was man ihm in den Papierschacht wirft. Ein Traum!
Dazu kommen noch zwei stink-normale Ablagekästen, das war es auch schon.

Die Software

Hier benötige ich folgende Programme:

Unter OS X:

Unter iOS:

Workaround

In der Regel landet alles an Papier in meiner “Zum Scannen“-Ablage. Einmal die Woche wird diese dann Stück für Stück durch den ix500 gejagt, hierzu kommt meist das iPad, oder das iPhone mit der ScanSnap Connect App zum Einsatz. Als Scan-Format empfiehlt sich: PDF, bei höchster Kompression und in Graustufen. Das reicht vollkommen.
Vom ScanSnap aus schiebe ich die Dokumente dann in meinen Ordner ‘ScanInbox‘, welcher sich per Bittorrent Sync mit dem entsprechenden Pendant auf dem Mac unterhält.
Jetzt kommt Hazel zum Einsatz. Eine Regel überwacht den Ordner ‘ScanInbox‘, sobald hier PDF Dateien abgelegt werden, werden diese per folgendem AppleScript an PDFPen weitergeleitet:

tell application "PDFpen 6"
open theFile as alias
tell document 1
ocr
repeat while performing ocr
delay 1
end repeat
delay 1
close with saving
end tell
tell application "PDFpen 6"
quit
end tell
end tell

Durch dieses kleine Script werden die PDF-Dateien per OCR (Texterkennung) für Spotlight durchsuchbar gemacht.
Im Anschluss werden die Dateien per Hazel in ein Folder Namens ‚ToProgress‘ verschoben und weiterverarbeitet. Dabei werden immer wiederkehrende Dateien anhand ihres Inhaltes entsprechend umbenannt. So wird zum Beispiel die monatliche Telefonrechnung von Vodafone direkt in: ‘Vodafone – iPhone – Monat’ umbenannt und ein entsprechendes Verzeichnis in der Dropbox abgelegt.
Da ich generell kein Freund davon bin alle, meine Daten direkt der NSA und Co preiszugeben sind eben diese Verzeichnisse mit Hilfe von Boxcryptor verschlüsselt. o ist sichergestellt, dass niemand ausser mir lesenden Zugriff auf diese Dateien bekommt  – gerade weil alles bei mir gescannt wird,  (Auch Versicherungs-Policen o.ä.) ist mir dieser Punkt besonders wichtig.

Zur automatischen Datei-Benennung mittels Hazel ist noch zu sagen, dass hier der Kreativität keine Grenzen gesetzt sind. Schaut euch eure gescannten Dokumente genau auf wiederkehrende Begriffe an, diese lassen sich in der Regel leicht dank OCR erkennen und die Datei entsprechend weiterverarbeiten. Je mehr Vorarbeit ihr hier leistet, desto weniger Arbeit habt ihr in der Nachbearbeitung. Die Dateien, die nicht automatisch weiterverarbeitet werden, benenne ich ‘per Hand’ um und sortiere sie in ihre entsprechenden Ordner.

Wie ihr seht – alles recht simpel, die benötigte Software ist zwar nicht ganz billig, aber gerade Hazel und Boxcryptor sind Ihr Geld allemal wert!

Papierlos Glücklich

8 Gedanken zu „Papierlos Glücklich

  1. Mark schreibt:

    Hallo Alexander,

    muss es die pdfpen pro version sein?
    Wie wird das hier genau realisiert ?

    „Dabei werden immer wiederkehrende Dateien anhand ihres Inhaltes entsprechend umbenannt. So wird zum Beispiel die monatliche Telefonrechnung von Vodafone direkt in: ‘Vodafone – iPhone – Monat’ umbenannt “
    Das verstehe ich noch nicht ganz.

    Sonst super hier.

  2. Alex schreibt:

    HI Mark,

    die normale PDFPen Version geht auch. Sofern Du eine OCR-Applikation findest, die sich via AppleScript ansteuern lässt, kannst auch die verwenden.

    Zur zweiten Frage.
    Der tägliche Wahnsinn an Papier und digitalen Dokumenten bedurfte bei mir einer Kategorisierung. So sind zum Beispiel alle Dokumente die den Vodafone Vertrag zum iPhone betreffen mit dem Präfix „Vodafone – iPhone -“ versehen. Erst dann folgt der Name, oder der Betreff des Dokumentes. In dem Beispiel oben wird von Hazel Automatisch der Rechnungsmonat an den Präfix angehängt: „Vodafone – iPhone – Dezember“ wäre die Entsprechung für diesen Monat.

    Ein anderes Beispiel wären meine Unterlagen für das Studium. Die beginnen alle mit einem Entsprechenden Kürzel für das Fach, gefolgt von einer Unterkategorie (Buch, Script, Folien, Übung) und anschließend dem Namen des Dokuments:

    – InfoMgmt – Buch – XYZ
    – InfoMgmt – Script
    – InfoMgmt – Übung – Sicherheitsmanagement

    So habe ich die Möglichkeit gesuchte Dokumente schnell wiederzufinden. Suche ich eines der oben Erwähnten Dokumente, öffne ich Alfred und fange an zu Tippen: InfoMgmt … und schon finde ich nur noch Dokumente die tatsächlich dieses Fach betreffen.

    Hoffe, damit ist es etwas klarer.

    1. Mark schreibt:

      Hallo Alexander,

      Danke dass hier auch geantwortet wird 🙂
      Aber wie erkennt hazel denn den Monat wenn ich Dokumente des gesamten Jahres scanne und diese so zu ordnen, dass ist mein Problem !
      Kann es das Datum im Dokument auslesen oder wie ?

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